Toutes les fonctionnalités,
tout le cycle comptable.
Tout ce qu’il faut pour tenir la trésorerie d’un syndicat, de la première facture aux états financiers présentés à l’assemblée. Vous inscrivez vos transactions, Qota s’occupe de la comptabilité.
Vos états financiers générés automatiquement.
Vos états se mettent à jour à mesure que vous inscrivez vos transactions. Ils sont prêts quand vous en avez besoin, pour une réunion d’exécutif comme pour l’assemblée générale.
- Quatre états complets : bilan, état des résultats, état des flux de trésorerie et état de l’évolution de l’actif net
- Exportables en PDF et en Excel, prêts à joindre aux documents de votre assemblée générale
- Comparatifs avec l’exercice financier précédent, réel vs réel
- Ajoutez votre budget à la comparaison pour voir où vous en êtes
- Regroupez vos comptes pour une présentation simple à lire (revenus moins dépenses égal le net)
Payez vos factures et restez organisé.
Enregistrez une facture de fournisseur, réglez-la par chèque : chaque transaction alimente automatiquement les comptes à payer et met à jour le module de banque. Vous savez en tout temps ce qui est engagé et ce qui est réellement réglé.
- Fiches fournisseurs, avec statistiques et suivi des factures à payer
- Paiements rapides : inscrivez et payez d’un seul jet
- Ajout des factures en pièces jointes, pour un archivage tout en un
- Impression de chèques sur papier pré-imprimé
Des factures créées à l’image de votre syndicat.
Créez vos factures à partir d’un modèle, envoyez celles-ci à vos contacts et encaissez les paiements simplement. Assurez le suivi des factures impayées en envoyant des rappels manuels ou automatiques. Qota vous aide dans vos suivis.
- Ajoutez un logo, modifiez les couleurs de vos factures, précisez les coordonnées bancaires de paiement
- Programmez des rappels et envoyez des états de comptes, avec votre signature préconfigurée
- Des rapports exportables, comme l’âge des comptes clients
- Des fiches clients riches regroupant des statistiques et des rapports divers
Une facture payée pour quelqu’un d’autre se refacture d’un simple bouton.
Refacturez facilement n’importe quelle dépense payée. Qota produit la facture client, y attache les mêmes pièces justificatives, et vous n’avez plus qu’à l’envoyer.
- Refacturation directe depuis une facture de fournisseur, sans ressaisir les montants
- Les pièces justificatives d’origine suivent automatiquement sur la facture client
- Un même contact peut être fournisseur et client à la fois : les deux fiches sont liées et se tiennent à jour ensemble
- Coordonnées, adresse, courriel et langue se répercutent d’une fiche à l’autre, peu importe où vous les modifiez
- Un tableau du coût net par exercice : ce que vous avez payé, ce que vous avez refacturé, ce qu’il reste en écart
Tous les documents de votre syndicat sur une même page.
Vos pièces jointes sont incluses par défaut dans Qota. Gestion des documents avancée permet d’ajouter une capture par code QR depuis votre téléphone, une page centralisée de tous les documents du syndicat et 10 Go de stockage.
- Téléversement d’une pièce justificative par code QR depuis le téléphone, directement sur l’écran de saisie
- Une page pour toutes les pièces jointes du syndicat, quel que soit le module d’origine
- Filtrage par emplacement et par type de fichier, avec la taille et l’auteur
- Téléchargement en lot et retrait, sans toucher au reste de l’application
- 10 Go de stockage inclus
Des calculs de per capita qui comprennent votre structure.
Qota connaît la structure de votre syndicat et calcule les per capita pour la CSN, les fédérations et les conseils centraux. Vous avez une cotisation syndicale spéciale ou encore des per capita particuliers ? Tout est personnalisable.
- Per capita calculés pour la fédération, le conseil central et la confédération
- Accédez à un tableau récapitulatif de vos cotisations syndicales et de vos per capita, par exercice
- Relevé mensuel de per capita généré automatiquement en PDF
- Employeurs multiples et sections via un module optionnel
Un syndicat avec des sections reste un seul dossier.
Créez vos sections dans les paramètres du syndicat, puis rattachez-y les employeurs et les cotisations. Les per capita se ventilent automatiquement section par section, sans double saisie.
- Sections créées et numérotées depuis les paramètres du syndicat
- Employeurs et cotisations rattachés à une section
- Ventilation automatique du per capita entre les sections
- Périodes annulables au niveau d’une seule section, pas de tout le syndicat
Un rapprochement bancaire assisté. Plus simple, plus rapide.
Téléversez le relevé bancaire téléchargé depuis votre caisse ou votre banque. Qota apparie les opérations avec vos transactions selon le montant, la date et la description, y compris les cas où plusieurs écritures correspondent à une seule ligne bancaire. Vous ne traitez à la main que ce qui reste.
- Import de relevé OFX, QFX et CSV, sans connecter votre compte bancaire à un tiers
- Appariement automatique des transactions
- Une interface claire et efficace
- Verrouillez le mois rapproché : la période se fige
Vos données ne vivent plus sur un seul ordinateur.
La comptabilité du syndicat est en ligne. Chaque saisie est enregistrée et sauvegardée sans que vous ayez à y penser — pas de fichier à copier sur une clé USB, pas de version à s’échanger par courriel. Quand le trésorier change, la transition est simple.
- Sauvegarde automatique à chaque saisie
- Rien à installer, aucune mise à jour à gérer. Vous ouvrez simplement votre navigateur
- Plusieurs utilisateurs au dossier en même temps, chacun avec ses accès selon ses permissions
- Téléchargez une archive complète d’un exercice, en Excel, à garder de votre côté
- Le changement de trésorier se fait sans perdre l’historique
Chaque action est tracée, chaque accès est vérifié.
Qota met en avant la rigueur du contrôle comptable en gardant en mémoire chacune des actions de chacun des utilisateurs dans un journal d’audit, que ce soit l’émission d’un chèque ou le dépôt d’un virement électronique. Tout y est. La sécurité et la transparence de vos données vont de pair.
- Journal d’audit : qui a fait quoi, quand, depuis quel appareil
- Nom de l’auteur figé sur chaque transaction
- Rôles de propriétaire, d’administrateur et de membre, plus une permission par module, personnalisable selon vos besoins
- Comité de surveillance et vérificateur externe en accès lecture, par défaut
- Double authentification et révocation des sessions
- Hébergement des données au Canada
Les rapports d’activités intégrés dans Qota. Une gestion plus simple.
Chaque membre peut remplir son rapport d’activités de la semaine, selon les types d’activités et le barème que vous aurez définis. Une fois approuvé, la facture correspondante se produit et se reporte à la comptabilité — sans ressaisie.
- Simple, semaine par semaine, avec le barème déjà appliqué
- Approbation avant paiement, avec motif si le rapport est refusé
- Types d’activités configurables, chacun imputé au bon compte de dépense
- Barème de déplacement et de repas propre à votre syndicat
- Reçu joint par code QR depuis le téléphone (avec le module Gestion des documents avancée)
- Exportation PDF du rapport, prêt à archiver ou à remettre
- Facture produite et reportée à la comptabilité une fois le rapport approuvé
Commencez avec Qota dès maintenant.
Créez votre syndicat, débutez votre trésorerie et voyez comment garder le contrôle de vos finances avec Qota.