Question 1

Qu’est-ce que Qota ?

Accepted Answer

Qota est un logiciel de comptabilité conçu pour les syndicats. Il réunit le grand livre, les fournisseurs, la facturation, la banque, les per capita, les budgets et les états financiers dans un seul outil, pensé pour être utilisé par une trésorière ou un trésorier élu, sans formation comptable préalable.

Question 2

À qui s’adresse Qota ?

Accepted Answer

Aux syndicats de toutes tailles — du petit syndicat tenu par une seule personne jusqu’au syndicat à sections multiples avec plusieurs employeurs — ainsi qu’aux organisations qui les regroupent : fédérations, conseils centraux et confédération.

Question 3

L’application est-elle disponible en anglais ?

Accepted Answer

Oui. L’application est offerte en français et en anglais, et chaque personne choisit sa langue. Le français reste la langue de référence de Qota, et notre équipe répond dans les deux langues.

Question 4

Faut-il des connaissances en comptabilité pour l’utiliser ?

Accepted Answer

Non, c’est la raison d’être de Qota. Vous posez des gestes concrets — payer une facture, encaisser des cotisations, verser les per capita — et le moteur comptable génère l’écriture équilibrée derrière. Vous ne saisissez jamais un débit ni un crédit à la main. Cela dit, nous recommandons une formation en comptabilité de base : elle vous aidera à lire vos états financiers et à en répondre devant vos membres.

Question 5

Quelle méthode comptable Qota applique-t-il ?

Accepted Answer

La comptabilité d’exercice. Les comptes à payer et à recevoir sont natifs : une facture engagée apparaît dans votre trésorerie avant même d’être réglée, ce qui donne un portrait fidèle de la situation du syndicat.

Question 6

Puis-je reprendre une comptabilité existante ?

Accepted Answer

Oui. Un assistant d’import prend en charge le plan comptable, les soldes d’ouverture et les relevés bancaires en CSV ou Excel : téléversement, mappage des colonnes, validation, aperçu, puis confirmation, avec un rapport d’erreurs ligne par ligne.

Question 7

Pouvez-vous migrer les données de notre logiciel actuel ?

Accepted Answer

Oui, c’est un service offert sur devis. Écrivez à ventes@qota.ca en décrivant le logiciel que vous utilisez et le volume à reprendre : nous vous revenons avec une proposition. Si vous préférez faire la migration vous-même, l’assistant d’import reste inclus dans votre forfait.

Question 8

Les per capita sont-ils vraiment intégrés ?

Accepted Answer

Oui, nativement. Les taux de chaque organisation, le calendrier de périodes, les employeurs et les sections font partie du modèle de données. Qota calcule les per capita dus à chaque organisation, produit le Rapport mensuel de per capita à joindre au paiement et garde l’obligation distincte du paiement pour que les deux se suivent séparément.

Question 9

Qota se connecte-t-il directement à mon compte bancaire ?

Accepted Answer

Non. Vous téléversez le relevé téléchargé depuis votre institution (OFX, QFX ou CSV) et Qota apparie automatiquement les opérations avec vos écritures. Aucun service tiers n’a accès à vos identifiants bancaires.

Question 10

Puis-je imprimer des chèques ?

Accepted Answer

Oui, sur du papier de chèques pré-imprimé commandé auprès de votre institution. Qota n’imprime que les données variables — bénéficiaire, montant en chiffres et en lettres, date — avec trois gabarits standards.

Question 11

Combien coûte Qota ?

Accepted Answer

Le forfait Essentiel est à 49 $ par mois et par syndicat, avec les utilisateurs illimités et 2 Go de stockage. Le forfait Avancé, à 119 $ par mois, comprend les modules optionnels et porte le stockage à 10 Go. Les syndicats qui comptent en moyenne moins de 10 membres sur les 12 derniers mois obtiennent l’Essentiel à 24 $ par mois. Pour l’instant, le seul module offert est Sections, qui peut aussi être ajouté à Essentiel pour 15 $ par mois.

Question 12

Est-ce que je paie par utilisateur ?

Accepted Answer

Non. Le prix est fixe par syndicat. Vous pouvez donner un accès à tout l’exécutif, au comité de surveillance et à votre vérificateur externe sans que la facture change.

Question 13

Mon syndicat a des sections. Essentiel avec le module Sections, est-ce que ça suffit ?

Accepted Answer

Oui. Le module Sections s’ajoute au forfait Essentiel pour 15 $ par mois, soit 50 $ par mois en tout. Vous obtenez la gestion de vos sections, le suivi des budgets et des dépenses section par section et la ventilation automatique du per capita entre elles. Le forfait Avancé ne devient intéressant que si vous voulez aussi d’autres modules.

Question 14

Comment payer mon abonnement ?

Accepted Answer

Par carte de crédit, directement dans l’application. Si vous optez pour la facturation annuelle, nous pouvons aussi vous transmettre une facture à régler autrement — pratique quand le décaissement passe par une résolution de l’exécutif.

Question 15

Y a-t-il un forfait gratuit ?

Accepted Answer

Non. Qota commence au forfait Essentiel, à 49 $ par mois. Écrivez-nous si vous souhaitez voir l’application avant de vous décider.

Question 16

Puis-je obtenir plus d’espace de stockage ?

Accepted Answer

Oui, en ajoutant le module optionnel Gestion des documents avancée : il donne accès à de l’espace supplémentaire, moyennant un coût. Sans lui, vous restez sur les 2 Go d’Essentiel ou les 10 Go d’Avancé.

Question 17

La facturation est-elle en dollars canadiens ?

Accepted Answer

Oui. Tous les prix affichés et toute la facturation sont en dollars canadiens, sans conversion de devise sur votre relevé. La facture est émise au nom du syndicat, pas de la personne qui gère l’abonnement.

Question 18

Où les données sont-elles hébergées ?

Accepted Answer

Toutes les données sont hébergées dans la région canadienne de notre prestataire infonuagique.

Question 19

Qota est-il conforme à la Loi 25 ?

Accepted Answer

Qota est conçu en fonction de la Loi 25 et de la LPRPDE : responsable de la protection des renseignements personnels désigné, politique de confidentialité transparente, droits d’accès et de rectification et notification en cas d’incident de confidentialité.

Question 20

Qui peut voir les données de mon syndicat ?

Accepted Answer

Uniquement les personnes que vous invitez, avec le niveau d’accès que vous leur donnez module par module. Notre équipe de soutien ne voit aucune donnée de votre syndicat par défaut : un accès de support doit être consenti explicitement, il est limité dans le temps et consigné dans votre piste d’audit.

Question 21

Que se passe-t-il si nous cessons d’utiliser Qota ?

Accepted Answer

Vos données restent exportables en PDF et en Excel jusqu’à la suppression. La suppression d’un syndicat est une décision du propriétaire : elle passe par un archivage, une période de rétention, puis une purge définitive — jamais un effacement immédiat par un clic accidentel.

Question 22

Comment contacter le soutien technique ?

Accepted Answer

Par courriel à support@qota.ca, ou depuis la page Support de votre syndicat dans l’application. Cette page affiche aussi les coordonnées de vos organisations affiliées pour le soutien comptable, qui est un tout autre besoin.

Question 23

Quelle est la différence entre le soutien technique et le soutien comptable ?

Accepted Answer

Le soutien technique, c’est nous : bogues, questions sur l’application, accès. Le soutien comptable, c’est votre fédération, votre conseil central ou la confédération : questions sur les pratiques comptables, les taux, les obligations. Qota affiche les deux au même endroit sans les confondre.

Question 24

Accompagnez-vous le démarrage ?

Accepted Answer

Oui. Chaque nouveau syndicat a droit à une rencontre d’une heure, sans frais, pour découvrir Qota avec nous. L’application comporte aussi un embarquement guidé en quinze étapes qui coche automatiquement ce que vous avez déjà fait. Pour reprendre les données de votre logiciel actuel, nous offrons un service de migration sur devis.

Questions fréquentes